Une destruction responsable des archives confidentielles
La destruction d’archives confidentielles est une pratique courante dans la vie de toute entreprise.
C’est même une nécessité, étant donné qu’au fil des années, la conservation de ces documents accapare de plus en plus de place. Une accumulation d’archives engendre ainsi des coûts inutiles.
Quand peut-on procéder à la destruction des archives confidentielles ?
En entreprise, certains documents doivent être conservés sans limitation de durée. C’est le cas par exemple des fiches de paie des salariés. D’autres archives confidentielles peuvent être détruites au-delà de leur date légale de conservation. Ainsi, même si cela a un côté rassurant, au lieu de continuer à les accumuler, il est judicieux de les détruire le temps venu pour gagner de la place et éviter d’alourdir inutilement les coûts de conservation des archives. En détruisant ces documents, l’entreprise s’assure de ne laisser aucune trace qui pourrait lui desservir ou nuire à l’un de ses employés.
En fonction du type et de l’importance du document, la durée légale de conservation peut aller de 2 à 10 ans, voire sans aucune limitation de durée. Ainsi, l’entreprise peut estimer la période où chaque document peut être détruit, et les classer et les stocker en conséquence. Elle pourra alors procéder à la destruction des archives confidentielles ayant atteint leur durée légale de conservation une fois par an. En la matière, il est vivement recommandé de détruire les dits documents dans les locaux même de l’entreprise afin d’éviter tout problème de confidentialité vis-à-vis des collaborateurs et d’éventuelles poursuites judiciaires.
Comment opérer la destruction des archives confidentielles ?
Il faudra aussi veiller à détruire les documents de manière responsable, en évitant par exemple de jeter les archives papier dans la nature. Dans cette optique, l’entreprise peut certes investir dans des broyeuses. Toutefois, à moins d’avoir un volume important et régulier d’archives à détruire, il est bien plus avantageux de faire appel à une entreprise spécialiste de la destruction de documents, tant sur l’aspect pratique qu’en termes de coûts. En plus, ce type d’entreprise est qualifié pour s’occuper de la destruction des archives confidentielles quel qu’en soit le support (papiers, CD ou disques durs). Attention, le prestataire doit être en mesure de remettre à l’entreprise un certificat de destruction.
Autre point essentiel : il est préférable de détruire les archives sur site afin que les dirigeants puissent constater que cela a bien été réalisé. C’est un moyen de s’assurer que les documents ont réellement été détruits, et qu’ils ne risquent pas de se retrouver intacts sur le bord d’une route. En effet, les histoires de documents confidentiels qui se retrouvent sur le périphérique ne sont pas rares. Ce qui, outre les problèmes de confidentialités, expose les dirigeants à des poursuites pénales. Le producteur de déchet étant aux yeux de la loi responsable pénalement.
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